Das Projekt- und Medienarchiv der HdM

Beschreibung

Dieser hochentwickelte KI-Agent für Microsoft Copilot Studio ermöglicht die vollständige Automatisierung und Digitalisierung des operativen Projektcontrollings. Die Lösung schließt die Lücke zwischen dem alltäglichen Aufgabenmanagement und der strategischen Projektüberwachung, indem sie den gesamten Prozess der Fortschritts- und Aufwandsüberwachung ohne manuellen Aufwand steuert.
Im ersten Schritt extrahiert der Agent strukturiert alle relevanten Daten aus den in Microsoft Planner hinterlegten Arbeitspaketen. Hierbei werden sowohl der spezifisch zugewiesene Plan-Aufwand als auch der exakte, aktuelle Fertigstellungsgrad der einzelnen Aufgaben präzise erfasst und konsolidiert. Diese Rohdaten werden anschließend nahtlos in Microsoft Excel überführt, wo vollautomatisiert eine mathematisch fundierte Earned-Value-Analyse (EVA) berechnet wird.
Das primäre Ziel dieses Prozesses ist die Gewinnung der zentralen Steuerungskennzahlen CPI (Cost Performance Index) zur Bewertung der Kosten- und Ressourceneffizienz sowie SPI (Schedule Performance Index) zur Überprüfung der Termintreue. Als finales Projektergebnis generiert der KI-Agent einen umfassenden, formatierten Controlling-Bericht als Word-Dokument, welcher die ermittelten Kennzahlen durch anschauliche Diagramme visualisiert. Auf diese Weise können Projektverantwortliche drohende Planabweichungen frühzeitig identifizieren, fundierte Entscheidungen treffen und den administrativen Aufwand für das Berichtswesen signifikant reduzieren.